Les réunions productives sont possibles – 7 conditions de succès pour votre prochaine rencontre

Réunions productives sont possibles - audacium« Avoir des réunions productives est impossible! » Si c’est votre réalité, je vous partage que vous n’êtes pas seul.

Dans le cadre de divers mandats, nos clients nous demandent parfois d’assister à leurs réunions. « Pourquoi ne pas observer notre réunion et nous dire ce que vous en pensez? », nous demandent-ils.

Dans d’autres circonstances, les clients en ont assez des réunions improductives ou avec une dynamique de collaboration négative et ils cherchent notre aide pour rendre leurs réunions plus productives.

Les réunions productives sont possibles

L’occasion d’avoir assisté à des réunions productives et notre expérience à faciliter des réunions qui atteignent leur objectif nous ont conduits à élaborer une approche de facilitation pour des réunions productives. Dans ce billet, nous vous faisons part de nos observations les plus courantes et offrons 7 suggestions pour vous aider à rendre vos réunions plus productives – et nous espérons plus intéressantes.

Qui est en charge de la réunion?

Avant de commencer votre rencontre, demandez-vous si quelqu’un a été clairement identifié à titre de « facilitateur » de la réunion. Souvent, les gens s’attendent à ce que la dynamique de la réunion s’organise par elle-même, que les sujets se succèdent dans l’ordre prévu, que la réunion se termine à temps et que le résultat escompté soit atteint sans que quiconque prenne la rencontre en charge.

Comment est-il possible d’avoir une réunion très productive quand personne ne prend en charge la facilitation? Croyez-moi, ça ne se produira pas! Ce qui est certain est que les participants feront part de leur propre point de vue, de leurs problèmes personnels et de leur ordre du jour. Avec cette dynamique, atteindre un objectif commun devient presque impossible.

Pour votre prochaine réunion, assurez-vous que quelqu’un facilite la rencontre, avec le mandat unique de conduire une réunion couronnée de succès. Le facilitateur ne peut pas être un participant actif, sinon il perdra de vue l’objectif global et se laissera distraire par les conversations tactiques. Le focus, une orientation vers le processus et des habiletés politiques sont d’excellentes compétences pour un bon facilitateur.

Quel est le protocole de la réunion?

Un protocole de réunion est tout simplement un accord sur la façon de gouverner la rencontre, un code de conduite à respecter par les participants. Une recherche sur Google vous fournira des modèles, comme celui-ci (disponible en anglais), pour votre prochaine réunion.

Entre autres choses, il est essentiel pour les participants de comprendre le but de la réunion (qu’est-ce qu’on cherche à accomplir?), le contenu (y a-t-il un ordre du jour?), et la quantité de temps allouée à chaque sujet (allons-nous utiliser des boîtes de temps?).

Quand nous organisons des réunions, nous utilisons souvent des consignes similaires à celles-ci:

  • Soyez pleinement présent durant toute la réunion et pour toutes les discussions;
  • Assurez-vous d’exprimer votre opinion;
  • Ne jamais blâmer les autres ou juger leur contribution;
  • Écoutez activement ce qui est dit;
  • Soyez ouvert aux idées des autres;
  • Utilisez des boîtes de temps déterminées;
  • La ponctualité est obligatoire;
  • Les téléphones cellulaires et les ordinateurs doivent être éteints.

Tous les participants savent-ils pourquoi ils sont présents?

Vous êtes sur la bonne voie avec un facilitateur et un ordre du jour qui a été partagé avec les participants avant la réunion. Une fois que tout le monde se présente pour la réunion, savent-ils réellement pourquoi ils ont été invités? Qu’est-ce qu’on attend d’eux?

En plus du rôle de facilitateur, il y a généralement 3 autres rôles que les gens peuvent être appelés à jouer:

  • participant: un invité qui participera activement aux discussions pour tenter de faire avancer l’objectif de la rencontre;
  • observateur: un invité qui ne participera pas activement aux discussions, mais qui est présent afin d’obtenir plus d’informations et de connaissances sur les sujets discutés;
  • soutien: un invité qui ne participera pas au contenu des discussions, mais qui est présent pour soutenir une réunion efficace comme un responsable du temps ou un secrétaire pour la prise de notes.

Une fois que les attentes sont établies et que les participants les comprennent bien, vous êtes sur la bonne voie pour avoir une réunion productive.

Qui documentera les décisions importantes et les tâches ou les problèmes à résoudre?

Si vous croyez qu’il n’est pas nécessaire de saisir des notes lors de la réunion, vous avez possiblement une fausse compréhension du comportement humain. Peu de gens prennent en note les actions qu’ils doivent compléter suite à la rencontre. Vous pensez que cette mesure est enfantine, je vous répondrai que c’est nécessaire afin d’avoir des réunions productives.

Lorsque les actions et les décisions à prendre sont documentées, il devient plus facile d’en faire le suivi et de voir l’avancement. Ainsi, cette mesure vous aidera à déterminer le progrès que vous avez fait lors de votre prochaine réunion.

Pourquoi certaines personnes parlent tellement? / Pourquoi certains participants ne disent rien?

Ces deux questions sont les deux faces d’une même question. Afin de s’assurer que la réunion est effectivement très productive, il est important de veiller à ce que tous les participants partagent leur point de vue. Lorsque ce sont les mêmes participants qui parlent constamment, les discussions sont biaisées puisque certaines personnes défendent spécifiquement leur agenda. Permettre à chacun de s’exprimer fournit plus de profondeur aux conversations. La variété des conversations rend aussi la rencontre plus intéressante pour tous les participants – pas seulement les verbaux moteurs.

Pourquoi la rencontre semble-t-elle si bien se dérouler?

Tout le monde est en accord et la réunion se déroule très bien. Vous commencez à imaginer que vous êtes devenu un facilitateur ceinture noire, quand tout à coup vous vous souvenez de cette question « pourquoi tout semble si bien se dérouler? ».

Il se peut que vous soyez en effet un excellent facilitateur, mais un bon déroulement pourrait également signifier que les vraies conversations ne prennent pas place. Il est possible que les participants gardent pour eux les sujets sensibles ou que les gens n’expriment pas véritablement leurs opinions.

La seule façon de savoir si la réunion se passe vraiment bien est d’observer de près la dynamique des discussions et les interactions entre participants pour déterminer dans quelle mesure la réunion se déroule réellement tel que prévu.

Avons-nous réussi?

Dans une tentative d’amélioration continue de vos réunions et de votre technique de facilitation, prenez quelques minutes à la fin de la réunion pour demander aux participants d’évaluer la rencontre (et votre facilitation). Bien que cela puisse sembler bizarre au début, il est impératif d’obtenir une rétroaction des participants afin d’améliorer les réunions futures et de les rendre plus productives et intéressantes.

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