Le « check-in » ou l’art de bien démarrer une réunion

Audacium - Le check in ou l'art de bien demarrer une reunion

Dans la vie courante, le « check-in » ou l’enregistrement est le processus par lequel les personnes annoncent leur arrivée dans un hôtel, un aéroport ou un événement.

Lors de réunions, le check-in est un processus simple qui permet aux participants de faire une coupure mentale entre la réunion et les activités qui avaient lieu avant le début de celle-ci.

Le processus de check-in que nous utilisons est adapté des Core Protocols v.3.02. Il permet aux participants de se déposer afin d’être en mesure de participer activement aux discussions qui se tiendront durant la réunion.



Les mauvaises réunions ne sont pas un mal nécessaire

Au début d’une rencontre, avez-vous déjà eu le sentiment, que votre cerveau était préoccupé et que votre esprit n’était tout simplement pas disponible pour une autre réunion?

Comme plusieurs, vous pensiez peut-être au dernier courriel que vous avez lu en vous rendant à la rencontre, aux conflits qui ont éclaté durant la réunion précédente ou même à tout ce que vous devez faire avant d’aller assister au spectacle de votre petite dernière.

Il est estimé qu’en moyenne, chaque employé passe 31 heures par mois dans des réunions non efficaces. Le Harvard Business Review propose même une calculatrice pour estimer les coûts cachés des rencontres improductives!

Bien que nous sachions intuitivement qu’il existe des moyens concrets de rendre les réunions efficaces, nous ignorons fréquemment les bonnes pratiques et perpétuons malgré nous la tradition des réunions peu productives.

Le check-in (ou l’enregistrement) pour rendre vos réunions d’équipe plus productives…

Lorsque les participants ne sont pas complètement présents aux discussions, qu’ils sont préoccupés ou distraits, il est quasi-impossible d’avoir des réunions productives.

Par conséquent, la première chose à faire pour augmenter la qualité des conversations et d’humaniser les discussions est de permettre aux participants de (temporairement) déposer leurs préoccupations. Pour y arriver, la pratique du check-in permet aux participants de partager (rapidement) ce qui les préoccupe et d’être ensuite en mesure de participer activement et complètement aux discussions.

Le check-in en début de réunion permet donc aux participants d’être dans un meilleur état d’esprit pour la réunion.

… et pour humaniser les conversations entre les participants

Le check-in est une pratique intentionnelle qui permet d’ouvrir une réunion de manière consciente. Dans sa version la plus simple, chaque participant partage et dépose ce qu’il apporte avec lui à la réunion afin de se libérer temporairement de ses préoccupations et de participer activement aux discussions.

Pourquoi utiliser les check-in?

Nous utilisons la pratique du check-in comme moyen de créer de l’espace pour les conversations.

L’intention du check-in est de permettre aux participants d’exprimer leurs préoccupations et leurs distractions potentielles, de les déposer pour ensuite pouvoir se concentrer sur les conversations et le déroulement de la réunion. Le check-in n’est pas un statut d’avancement des dossiers en cours, mais un partage de l’état mental et émotionnel de chacun des participants. Il permet d’augmenter la conscience de soi et de celle des autres en plus de rappeler aux participants leur engagement à travailler ensemble.

Les bénéfices du check-in avant une réunion

Les bénéfices du check-in sont nombreux. En ce qui nous concerne, les principaux bénéfices que nous tirons de la pratique des check-in sont :

  • Une meilleure compréhension de l’état d’esprit des participants avant de débuter la réunion. Cette information nous permet de comprendre pourquoi certains participants sont agités, défensifs ou silencieux et peut nous permettre d’adapter ensuite le déroulement de la rencontre.
  • Offre à tous les participants un droit de parole, au moins pour la durée du check-in. L’activité de check-in agit ainsi comme un brise-glace et rend plus accessible la participation aux discussions.
  • Une amélioration de la confiance entre les participants. La pratique du check-in amène une certaine ouverture et vulnérabilité de la part des participants. Elle permet de constater que tous les participants rencontrent des enjeux, ce qui les rend plus « humains ».

Comment mettre en place les check-in?

L’expérience nous a démontré que la mise en place d’une pratique comme le check-in rencontre généralement un certain niveau de résistance de la part de ceux qui ne l’ont jamais expérimenté.

En entreprise, les gens ont souvent tendance à rejeter ou à juger négativement une pratique qui les amène à partager leurs enjeux et leurs états d’esprit. C’est encore plus vrai lorsque celui-ci peut les amener à exposer des émotions. Cependant, les check-in ne doivent pas nécessairement être trop personnels.

Contrairement à la croyance initiale, la pratique du check-in permet généralement d’augmenter l’efficacité des rencontres puisque les participants sont plus actifs et plus réceptifs aux discussions. D’autant plus qu’en général, la durée du check-in n’est que de 2 à 10 minutes.

De plus, après en avoir fait l’expérience, la pratique du check-in se révèle peu menaçante. La plupart des participants souhaitent répéter l’expérience dans les autres réunions auxquelles ils assistent.

Les processus de check-in étape par étape

  • Au début de la rencontre, il est nécessaire d’identifier un facilitateur pour gérer le processus de check-in. Ce rôle consiste simplement à proposer une question d’ouverture, à gérer l’ordre du déroulement du check-in et le temps de parole de chaque participant.
  • Le rôle peut être alterné entre les participants. Cependant, le facilitateur doit toujours être identifié avant le début du check-in.
  • Avant le début officiel des discussions, l’animateur (l’organisateur ou un facilitateur) pose une question de check-in à l’ensemble des participants. Des exemples de questions sont proposés à la section suivante. Nos cartes de check-in fournissent aussi plusieurs questions.
  • À tour de rôle, chacun des participants répond à la question posée. La séquence des réponses n’a pas d’importance.
  • Après chaque intervention, l’animateur remercie le participant et invite la prochaine personne à prendre parole.
  • Il est critique de souligner qu’il n’est pas permis de commenter ce qui a été partagé ou de questionner la personne ayant complété son check-in. La pratique du check-in n’est pas une approche de gestion de projet ou de reddition de comptes. C’est un court moment pour que les participants puissent se déposer. Les autres participants n’ont simplement qu’à être présents et à écouter ce qui est partagé.
  • La pratique du check-in ne doit pas prendre beaucoup de temps. En règle générale, chaque participant peut répondre à la question proposée en moins d’une minute.

Quelques exemples de questions de check-in

  • En arrivant à cette rencontre, quel est votre niveau d’énergie?
  • Donnez un mot qui décrive votre journée jusqu’à maintenant.
  • Qu’est-ce qui préoccupe votre attention en ce moment?
  • Quels mots utiliseriez-vous pour décrire votre état d’esprit en ce moment? Votre état émotionnel?
  • Sur une échelle de 1 (mauvais) à 10 (très bon), à combien se situe votre enthousiasme pour cette réunion?
  • Quelle est votre « météo personnelle » en ce moment (nuageux, brumeux, enneigé, ensoleillé, etc.)?
  • Qu’est-ce qui vous inquiète en ce moment?
  • Partagez deux mots qui décrivent votre intention pour la rencontre d’aujourd’hui.
  • Compléter la phrase suivante. « Je vais considérer cette réunion comme un succès si… »
  • Pourquoi avez-vous accepté l’invitation à participer à cette rencontre?
  • Quelle est la chose la plus intéressante qui vous est arrivée aujourd’hui?
  • Qu’est-ce que vous pourriez faire en ce moment pour oublier temporairement vos autres obligations?
  • Quelle est la chose qui vous ferait vouloir quitter immédiatement cette réunion?

Souvenez-vous qu’il existe autant de questions potentielles qu’il existe de participants. Ces questions sont un point de départ. Avec l’expérience, vous serez en mesure de déterminer les questions qui fonctionnent bien et celles qui ne permettent pas aux participants de se déposer. Vous développerez ainsi votre propre liste de questions percutantes.


D’autres références sur le sujet

Ouverture de réunion : 3 minutes pour des conversations plus efficaces

Le “Check-In” pour se connecter à soi et aux autres

Les réunions productives sont possibles – 7 conditions de succès pour votre prochaine rencontre

Check-in Check-out (article en anglais)

Check-in rounds – How the start of a meeting can be the beginning of so much more (article en anglais)

Questions for check-ins (article en anglais)

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