Gestionnaires agiles, quel niveau d’autonomie devez-vous donner aux équipes autonomes?

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L’une des questions les plus fréquentes que nous posent les gestionnaires agiles qui accompagnent leurs équipes vers l’auto-organisation est “quel niveau d’autonomie dois-je accorder à mes équipes?

La réponse courte à cette question est que le degré d’autonomie à déléguer dépend du niveau d’expérience de l’équipe relativement à l’auto-organisation et de la capacité du gestionnaire agile d’accompagner son équipe dans sa démarche.

Contrairement à certaines hypothèses erronées, il est important de comprendre que l’auto-organisation d’une équipe n’est pas un processus binaire. Une équipe traditionnelle ne devient pas autonome simplement en appuyant sur l’interrupteur de l’auto-organisation.

Pour arriver à la mettre en place adéquatement, il faut comprendre que l’auto-organisation est un processus graduel au cours duquel le gestionnaire agile transfère progressivement certaines responsabilités à ses équipes autonomes, tout en les accompagnant dans leur démarche de responsabilisation.

Lorsque nous accompagnons les gestionnaires et leurs équipes (et durant notre bootcamp), nous utilisons l’échelle d’autonomie pour les guider dans un transfert progressif de responsabilités.

 

Qu’est-ce que l’échelle d’autonomie?

Gestionnaires_agiles_quel_niveau_dautonomie_devez_vous_donner_aux_equipes-yang-miao-548138-unsplash(image par yang miao)

L’échelle d’autonomie est un outil simple qui aide les gestionnaires agiles à déterminer les responsabilités qui peuvent être transférées à l’équipe qui devient autonome et recommande une séquence pour le transfert de ces responsabilités.

Dans ce processus progressif, l’échelle d’autonomie définit le rôle du gestionnaire agile et celui de l’équipe autonome dans la prise en charge de diverses responsabilités.

Ainsi, dans une démarche de mise en place de l’auto-organisation des équipes, l’échelle d’autonomie permet de transférer graduellement la responsabilité du gestionnaire agile vers son équipe, relativement à la prise de certaines décisions.

 

Pourquoi utiliser une échelle d’autonomie?

Gestionnaires_agiles_quel_niveau_dautonomie_devez_vous_donner_aux_equipes-priscilla-du-preez-234148-unsplash(image par Priscilla Du Preez)

L’auto-organisation d’une équipe est un processus graduel. Plusieurs organisations font une erreur grave en ne définissant pas clairement les zones de responsabilités de l’équipe (versus celles du gestionnaire agile). En plus de créer de nombreux conflits, un transfert de responsabilités mal exécuté sème la confusion et l’incapacité d’atteindre les résultats – ce qui en amène plusieurs à douter (de manière incorrecte) de la possibilité de mettre en place des équipes autonomes performantes.

L’échelle d’autonomie vise donc à offrir une approche structurée dans le transfert des responsabilités du gestionnaire agile vers ses équipes autonomes. La séquence proposée repose sur nos expériences dans la mise en place de l’auto-organisation des équipes.

 

Quelle approche suggérez-vous pour transférer des responsabilités vers l’équipe autonome?

Alors que le gestionnaire traditionnel est responsable de plusieurs activités (voir la liste plus bas), dans sa transition vers son nouveau rôle, le gestionnaire agile réduira progressivement sa participation à certaines activités jusqu’à éventuellement en être entièrement exclus du processus décisionnel. Il transfère ainsi graduellement la prise de décision vers l’équipe pour certaines activités précises.

Notre échelle d’autonomie suggère donc 4 niveaux de participation dans le processus de prise de décisions :

  • Décide (D) : prends en charge la responsabilité entière de la décision et partage l’information relative à la décision aux autres personnes concernées.
  • Participe (P) : contribue au processus de prise de décision sans en être responsable.
  • Coach (C) : accompagne, éduque et soutien dans la prise de décision sans être impliqué dans la décision finale.
  • est Exclus (E) : ne participe pas à la prise de décision.

 

Ces niveaux de participation s’appliquent au gestionnaire agile ainsi qu’à l’équipe qui s’auto-organise. Le tableau qui suit synthétise l’évolution de la délégation dans la prise de décisions.

Gestionnaires_agiles_quel_niveau_dautonomie_devez_vous_donner_aux_equipes-tableau-synthese(tableau de l’évolution de la délégation)

 

Alors que pour différentes responsabilités, le gestionnaire traditionnel est celui qui décide, le gestionnaire agile transfère graduellement son pouvoir décisionnel à l’équipe autonome. Ainsi, lorsque l’équipe débute sa démarche d’auto-organisation, le gestionnaire demeure impliqué dans le processus de prise de décision. À mesure que l’équipe gagne en maturité, le gestionnaire agile devient un coach pour son équipe, jusqu’à éventuellement être complètement exclus du processus de prise de décisions.

 

Quelles sont les responsabilités pour lesquelles l’échelle d’autonomie peut être appliquée?

Gestionnaires_agiles_quel_niveau_dautonomie_devez_vous_donner_aux_equipes-el-alce-web-379807-unsplash(image par el alce web)

Partons d’un contexte dans lequel le gestionnaire et l’équipe fonctionnent de manière traditionnelle. Dans un tel contexte, le gestionnaire est généralement responsable des activités relatives à la gestion de son équipe. Autrement dit, il prend généralement en charge la responsabilité entière des décisions et partage l’information relative à ces décisions aux membres de l’équipe pour les activités suivantes :

  • Outils et processus : Sélection des outils et des méthodes de travail utilisés par l’équipe.
  • Gestion : Planification, assignation et gestion des activités quotidiennes des membres de l’équipe.
  • Conflits : Résolution des enjeux rencontrés et gestion des conflits entre les membres de l’équipe.
  • Représentation : Établissement de relations et rayonnement de l’équipe auprès des autres unités d’affaires.
  • Rôles et responsabilités : Détermination des rôles et des responsabilités des membres de l’équipe.
  • Recrutement : Sélection et embauche des nouveaux membres de l’équipe.
  • Intégration : Intégration des nouveaux membres dans l’équipe.
  • Objectifs : Détermination des objectifs à accomplir par l’équipe.
  • Mobilisation : Gestion du bien-être et de la mobilisation des employés.
  • Développement des compétences : Identification et sélection des compétences à développer (et des formations à suivre).
  • Gestion de la performance : Évaluation de la performance des membres de l’équipe.
  • Budget : Détermination et allocation des ressources nécessaires au fonctionnement de l’équipe.
  • Départ : Retrait d’un membre de l’équipe.
  • Rémunération : Établissement des salaires des membres de l’équipe.

L’échelle d’autonomie permet donc d’établir dans le temps les activités qui seront transférées à l’équipe et celles qui demeureront la responsabilité du gestionnaire.

 

Comment fonctionne votre échelle d’autonomie?

Parmi toutes les responsabilités précédemment décrites, nous les divisons d’abord en terme de complexité – certaines responsabilités étant plus faciles à transférer que d’autres.

Bien que chaque contexte d’entreprise soit différent, l’expérience nous a démontré que généralement les équipes sont en mesure de prendre en charge plus facilement certaines activités, alors que d’autres exigent une plus grande maturité d’équipe et plus d’expérience avec l’auto-organisation. C’est pourquoi nous avons identifié des responsabilités à transférer à chacun des niveaux de maturité de l’équipe.

Activités à transférer à des équipes autonomes débutantes

Pour les équipes qui débutent leur transition vers l’auto-organisation (débutante), nous suggérons de transférer graduellement la responsabilité pour les activités suivantes :

  • Outils et processus
  • Gestion
  • Conflits

Tel qu’indiqué dans le tableau de l’évolution de la délégation, alors que le gestionnaire est initialement responsable des décisions (décide) pour ces zones de responsabilité, il transfère graduellement l’autorité décisionnelle (décide) à l’équipe autonome.

Initialement, le gestionnaire agile demeure impliqué en contribuant au processus de prise de décision (participe). Lorsque l’équipe gagne en maturité, il accompagne et soutient (coach) son équipe dans sa prise de décision, jusqu’à éventuellement ne plus participer au processus décisionnel (exclus). L’échelle d’autonomie présente cette évolution.

Activités à transférer à des équipes autonomes intermédiaires

Lorsque l’équipe gagne en maturité et en expérience, le gestionnaire agile peut ensuite transférer la responsabilité relative à des activités additionnelles, telles que :

  • Représentation
  • Rôles et responsabilités
  • Recrutement
  • Intégration

Tel que mentionné précédemment, lorsque le gestionnaire agile transfère l’autorité décisionnelle à son équipe, il modifie progressivement sa posture de participant (participe), à coach jusqu’à être exclus du processus décisionnel de l’équipe.

Activités à transférer à des équipes autonomes avancées

Les équipes qui ont été en mesure de prendre la responsabilité pour les activités qui lui ont été déléguées, peuvent maintenant s’approprier des responsabilités plus complexes, telles que :

  • Objectifs
  • Mobilisation
  • Développement des compétences

Activités à transférer à des équipes autonomes expertes (ou autogérées)

Les équipes expertes, celles qui ont pris en charge avec succès les différentes responsabilités déléguées par le gestionnaire agile peuvent maintenant être responsables d’activités additionnelles. L’expérience nous a démontré que la prise en charge de ces activités par une équipe autonome est généralement complexe. Par conséquent, ce sont les dernières responsabilités que nous transférons aux équipes.

  • Gestion de la performance
  • Budget
  • Départ
  • Rémunération

 

Parmi les nouvelles compétences et responsabilités que doit développer le gestionnaire agile, celles de soutenir l’auto-organisation de ses équipes et de coacher celles-ci dans l’acquisition de nouvelles compétences sont dominantes.

Comme notre bootcamp (Mettre en place des équipes auto-organisées), notre échelle d’autonomie vise à donner des outils pratiques aux équipes autonomes et aux gestionnaires agiles qui les accompagnent.

Nous espérons que ces outils vous sont utiles!

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