Pourquoi est-ce que le travail que je délègue revient toujours sur mon bureau!? – Un dirigeant d’entreprise exacerbé

 

Pour une délégation plus efficace

Délégation - Communiquer efficacement les objectifs2Si vous avez l’impression que les tâches que vous avez déléguées reviennent souvent vers vous et qu’en fin de compte, vous êtes celui (celle) qui effectue le travail de toute façon, il est possible que votre approche de délégation nécessite quelques ajustements [désolé!].

Je l’ai mentionné il y a quelques semaines, certains employés et collègues sont devenus des experts à vous refiler leurs singes. Malheureusement, ils ne peuvent être la seule cause de vos défis de délégation – une partie du problème vous appartient malheureusement!

La bonne nouvelle est qu’il y a des solutions simples et efficaces pour vous aider avec vos défis de délégation.

 

Communiquez-vous efficacement les objectifs?

  • Communiquez-vous clairement vos attentes? Que souhaitez-vous obtenir spécifiquement? Quel est le résultat final attendu exactement? Quelle est la vraie date d’échéance du livrable? Y a-t-il un budget alloué? Plus vous partagerez d’informations sur ce que vous souhaitez, plus vos collaborateurs pourront devenir autonomes.
  • Êtes-vous responsable du « quoi », du « pourquoi » ou du « comment »? L’un des plus grands défis que j’observe chez les dirigeants performants consiste à déléguer une activité sans nécessairement indiquer la manière de faire. Plusieurs dirigeants ont tendance à déléguer une tâche (le quoi) et offrir quelques informations sur les motivations derrière la tâche (le pourquoi) ET à donner des instructions détaillées sur la manière de faire (le comment). Nos collaborateurs ne partagent pas nécessairement notre méthode de travail et ils n’ont sûrement pas la même approche de raisonnement. Il est donc préférable de donner des détails sur la tâche à accomplir et les raisons derrière la demande tout en laissant l’autonomie aux collaborateurs de définir la manière optimale d’exécuter la tâche (le comment). Lorsque les attentes sont claires, l’exécution devient beaucoup plus facile.
  • Quoi déléguer? Toutes les tâches ne sont pas nécessairement de bonnes candidates à la délégation. Lorsque NOUS possédons la connaissance et qu’elle ne peut être transférée adéquatement dans les échéanciers, il vaut peut-être mieux déléguer une autre activité que nos collaborateurs pourront compléter indépendamment.
  • À qui déléguer? Même lorsque nous avons plusieurs collaborateurs, tous ne sont pas nécessairement le bon candidat pour vous aider. Le collaborateur a-t-il toutes les connaissances et les compétences requises pour vous aider? A-t-il la disponibilité pour accomplir la tâche dans le délai que vous avez établi? La tâche supplémentaire aura-t-elle un impact sur ses activités courantes?
  • Est-ce que les délais sont raisonnables? Une activité peut être urgente, mais est-ce que le délai pour la compléter est réaliste? Les délais non raisonnables ont pour effet de démotiver les collaborateurs et vous risquez d’être déçu des résultats – sans compter le fait que votre niveau de stress sera probablement déjà très élevé.
  • Quels sont vos freins à la délégation? Logiquement, toutes ces stratégies sont sensées, mais vous avez tout de même un blocage à déléguer certaines activités? Identifier ce qui vous empêche de déléguer. S’agit-il d’un manque de confiance envers les autres? D’une forme de valorisation professionnelle d’être très occupé? Ou s’agit-il d’autres raisons qui pourraient être corrigées?

Une conversation avec un coach exécutif pourrait vous révéler certains angles morts qui réduisent votre efficacité à déléguer adéquatement. Entre temps, je vous propose un court exercice qui pourrait vous aider à améliorer cette compétence clé.

 

Exercice – Améliorer sa capacité à déléguer

  1. En quoi les événements de la journée vous ont-ils donné l’opportunité d’améliorer votre capacité à déléguer? Répondez de la façon la plus détaillée possible.
  2. Pouvez-vous donner des exemples de vos progrès?
  3. Si certains obstacles vous ont empêché de déléguer, quels étaient-ils? Comment y avez-vous réagi?
  4. Qu’avez-vous appris à propos des étapes que vous avez à franchir pour améliorer votre capacité à déléguer?
  5. Quelles actions entreprendrez-vous à partir de ce que vous avez observé dans cet exercice?

Veuillez prendre entre 10 et 15 minutes à la fin de chaque semaine pour répondre aux questions suivantes. À partir de ce que vous avez observé au cours de la semaine :

  1. Qu’avez-vous fait concrètement pour améliorer votre capacité à déléguer?
  2. Quels apprentissages avez-vous faits sur vous-même et sur les autres en travaillant sur votre capacité à déléguer?
  3. Qu’avez-vous l’intention de faire la semaine prochaine pour améliorer votre capacité à déléguer?