Construire une équipe mature et performante

Construire une équipe mature et performante
Auditoire visé par cet article : gestionnaires et entreprises souhaitant mettre en place l’auto-organisation des équipes, coaches qui accompagnent des équipes agiles et Scrum Masters.

 

L’émergence de la notion d’entreprises libérées requiert de nouveaux modèles de gestion. Le concept d’équipes auto-organisées tel qu’encouragé par la philosophie Agile ou la mise en place de pratiques comme l’Holacratie ou la Sociocratie demande certains prérequis qui ne sont généralement pas rendus explicites.

Plusieurs se lancent dans l’aventure des équipes auto-organisées sans comprendre qu’il y a certains prérequis à mettre en place pour créer les conditions favorables à son succès.

L’un ce des prérequis est la création d’une équipe mature.

Malheureusement, cette condition préalable est fréquemment oubliée ou même ignorée. En conséquence, plusieurs en arrivent à la conclusion que l’auto-organisation ne fonctionne pas. Que la mise en place d’équipes auto-organisées est trop difficile ou même impossible.

En réalité, la conclusion devrait plutôt être que les conditions nécessaires n’étaient pas présentes. Avant de tenter l’expérience de l’auto-organisation, nous vous proposons d’abord de construire une équipe mature (et hautement performante). Après avoir complété cette étape avec succès, nous proposerons des étapes permettant la mise en place (avec succès) de l’auto-organisation.

Tout d’abord, qu’est-ce qu’une équipe?

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(Image par Olga Guryanova)

Nous avons souvent tendance à confondre un « groupe de personnes qui travaillent sur un projet commun » et une « équipe ». Même s’ils peuvent avoir des objectifs communs, les membres d’un groupe travaillent souvent en silos, sans se soutenir activement ou sans se coordonner entre eux. Autrement dit, dans un groupe, les membres font ce qui est nécessaire pour accomplir leurs tâches respectives.

 

S’imaginer qu’un groupe de personnes qui travaillent sur un même projet constitue automatiquement une équipe est l’un des pièges les plus courants.

 

Les équipes se distinguent des groupes de différentes manières.

  1. Elles travaillent conjointement dans le but d’atteindre un objectif commun;
  2. Elles ont une dynamique d’équipe et des normes de fonctionnements relatives, entre autres, à la prise de décisions, à l’allocation de ressources et à la circulation de l’information;
  3. Elles sont stables dans le temps.

 

Une équipe est un groupe de personnes qui travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun.

 

Si des gens ont été rassemblés pour travailler sur un projet, ils ne constituent pas nécessairement une équipe. Par conséquent, toute tentative de mettre en place une équipe auto-organisée est vouée à l’échec dans un tel contexte.

La première étape consiste donc à créer une équipe afin d’être en mesure d’explorer ensuite sa capacité d’auto-organisation.

Que signifie « équipe performante »?

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(Image par Simon Connellan)

Une équipe performante est définie comme un groupe de personnes avec des rôles spécifiques et des talents et des compétences complémentaires. Au sein de l’équipe, les membres sont alignés et engagés vers un but commun. Ceux-ci démontrent constamment des niveaux élevés de collaboration et d’innovation ce qui produit des résultats supérieurs.

L’équipe performante est considérée comme soudée, concentrée sur son objectif et a des processus qui permettent à tous les membres de l’équipe de surmonter les obstacles dans la réalisation des objectifs de l’équipe. – The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization

 

À partir de cette définition, nous constatons qu’au sein d’une équipe performante, les personnes sont hautement qualifiées et sont généralement capables d’interchanger leurs rôles. De plus, le leadership au sein de l’équipe n’est pas nécessairement confié à une seule personne, il peut être assumé par différents membres de l’équipe, selon les besoins du moment. Les équipes performantes disposent aussi de méthodes permettant la résolution efficace des conflits.

Collectivement, l’équipe s’est définie de manière implicite ou explicite des normes de fonctionnement et des valeurs partagées. Les membres de l’équipe ressentent un fort sentiment d’appartenance et de responsabilité les uns envers les autres dans l’atteinte des objectifs communs.  De plus, les membres de l’équipe affichent des niveaux élevés de confiance mutuelle.

Malheureusement, la mise en place d’équipes performantes demeure un enjeu complexe dans plusieurs organisations. Dans ce sens, plusieurs entreprises, coaches d’équipes et gestionnaires ignorent le niveau de maturité de leurs équipes, ils se butent ainsi à de la résistance, des objectifs non rencontrés, de la frustration et même du sabotage.

Mettre en place une équipe mature avant de tenter l’auto-organisation

(Image par Håkon Sataøen)

Si votre organisation souhaite mettre en place des équipes auto-organisées, elle doit d’abord déterminer le niveau de « maturité » de l’équipe actuelle.

Il existe plusieurs modèles de définition de maturité d’équipes. En fonction de nos expériences et des meilleures pratiques, nous travaillons avec un modèle d’évaluation à 6 niveaux.

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Chacun des niveaux représentant une base sur laquelle le niveau suivant peut s’appuyer. Si les prérequis associés à un niveau de maturité ne sont pas mis en place adéquatement, il n’est pas possible d’arriver à un niveau d’équipe qui puisse être hautement performante.

Autrement dit, lorsque les fondations à mettre en place ne sont pas solides, la dynamique et le fonctionnement de l’équipe sont négativement affectés. Par conséquent, l’équipe ne sera pas en mesure d’atteindre le niveau de performance souhaité. En conséquence, la mise en place de l’auto-organisation ne pourra être complétée avec succès.

6 niveaux de maturité d’une équipe

Lors des tentatives de mise en place de l’auto-organisation, nous constatons fréquemment que certains éléments nécessaires au succès ne sont pas présents. Certaines étapes n’ont pas été mises en place adéquatement ou certains des prérequis n’ont pas été complétés correctement.

Nous avons donc regroupé sous chacun des niveaux de maturité, une description de l’objectif du niveau ainsi que les prérequis nécessaires pour le compléter avec succès.

Niveau 1 | Création

La création est l’étape de lancement d’une équipe. Elle vise à rassembler les individus qui vont former l’équipe et à établir la raison pour laquelle ils vont collaborer. Cette étape ne demande pas nécessairement beaucoup de temps, mais elle est critique comme base de départ d’une équipe performante.

Cette étape vise à :

  • Créer l’équipe
  • Établir la raison d’être de celle-ci
  • Établir un sentiment d’appartenance au groupe

Elle permet de répondre à la question « Pourquoi sommes-nous ensemble? »

Les conditions nécessaires (prérequis) pour que l’équipe puisse compléter avec succès cette étape sont :

  • Établissement d’une vision et d’une mission d’équipe (raison d’être) : Les membres de l’équipe doivent comprendre clairement l’intention qui motive la création de leur équipe, ce que leur travail vise à produire et pourquoi il est important pour l’entreprise.
  • Définition claire des rôles et des responsabilités : Les membres de l’équipe savent ce qu’ils sont censés faire, comment leur travail soutient l’équipe et comment ils contribuent à la réussite globale de l’équipe.
  • Diversité de composition : Les équipes efficaces sont composées de memb­­res possédant un large éventail de compétences et d’expériences.

Certains signes que les choses vont bien et que l’étape a été complétée avec succès :

  • Raison d’être de l’équipe est claire,
  • Identité d’équipe est bien définie,
  • Conditions pour être membre de l’équipe sont établies (incluant critères d’entrée et de sortie).

Certains signes que les choses ne vont pas bien et que l’étape n’a pas été complétée avec succès :

  • Confusion sur la contribution de l’équipe et son membership,
  • Incertitude face aux autres ou au fonctionnement,
  • Peurs non formulées ou non adressées.

Niveau 2 | Construction

La construction est souvent une étape sous-estimée. Elle est critique afin de mettre en place les éléments permettant aux membres de l’équipe d’établir leur mode de collaboration et d’instaurer un niveau de confiance sur lequel l’équipe pourra ensuite construire.

Cette étape vise à :

  • Bâtir la confiance entre les membres de l’équipe
  • Établir les normes de fonctionnement

Elle permet de répondre aux questions « Qui sommes-nous comme équipe? » et « Comment voulons-nous travailler ensemble? »

Les conditions nécessaires (prérequis) pour que l’équipe puisse compléter avec succès cette étape sont :

  • Définition d’un processus de prise de décisions : Les critères permettant la prise de décisions efficaces sont établis. Qui décide quoi, quand et comment?
  • Mise en place d’une sécurité psychologique : Créer un environnement où tout le monde peut s’exprimer sans crainte d’embarras ou de rejet.

Certains signes que les choses vont bien et que l’étape a été complétée avec succès :

  • Environnement sécure pour s’exprimer ouvertement,
  • Volonté d’entraide entre les membres de l’équipe,
  • Utilisation des forces individuelles,
  • Respect mutuel,
  • Indulgence,
  • Fiabilité.

Certains signes que les choses ne vont pas bien et que l’étape n’a pas été complétée avec succès :

  • Hésitation à demander de l’aide,
  • Masquer ses faiblesses aux autres,
  • Évitement des rencontres et des interactions avec les autres membres de l’équipe,
  • Méfiance,
  • Manque de confiance,
  • Façade.

Niveau 3 | Objectifs

Alors que la raison d’être de l’équipe est annoncée au niveau 1, cette étape sert à décrire précisément les objectifs que l’équipe doit atteindre ainsi que les indicateurs de performance qui seront utilisés pour mesurer l’avancement de l’équipe. La définition des objectifs permet aux membres de l’équipe d’évaluer leur capacité à rencontrer la raison d’être pour laquelle l’équipe a été créée. L’approche SMART ou OKRs peut permettre à l’équipe de mesurer son avancement.

Cette étape vise à :

  • Établir concrètement les objectifs que l’équipe souhaite atteindre,
  • Déterminer les manières utilisées pour évaluer son avancement,
  • Mettre en place des mécanismes efficaces d’émergence et de résolution de conflits.

Elle permet de répondre aux questions « Que souhaitons-nous accomplir ensemble? », « Quels objectifs partageons-nous? » et « Qu’avons-nous besoin pour réussir? »

Les conditions nécessaires (prérequis) pour que l’équipe puisse compléter avec succès cette étape sont :

  • Définition d’objectifs clairs (résultats à atteindre, échéanciers, budgets) et réalistes : Les objectifs doivent être clairement compris pour l’ensemble de l’équipe. C’est à partir de la vision que les objectifs sont établis et que les stratégies pour les atteindre sont définies.
  • Établissement d’un processus de gestion des conflits : La capacité à traiter les conflits ouvertement et de manière transparente sans laisser de rancunes ou d’impacts négatifs sur le moral de l’équipe.

Certains signes que les choses vont bien et que l’étape a été complétée avec succès :

  • Problèmes et enjeux sont soulevés et adressés rapidement,
  • Solutions pratiques sont proposées,
  • Participation active des membres de l’équipe,
  • Peu de jeux politiques,
  • Hypothèses explicites,
  • Vision partagée,
  • Objectifs clairs.

Certains signes que les choses ne vont pas bien et que l’étape n’a pas été complétée avec succès :

  • Évitement des problèmes,
  • Ne pas confronter les situations difficiles,
  • Manque de transparence,
  • Confusion,
  • Indifférence,
  • Scepticisme,
  • Compétition entre les membres de l’équipe.

Niveau 4 | Engagement

L’établissement des objectifs et des mesures permettent aux équipes d’évaluer leur progression, cependant les objectifs ne garantissent pas la participation active des membres de l’équipe dans l’avancement du projet. Cette étape sert à travailler sur les éléments humains et relationnels qui freinent un engagement complet des membres de l’équipe. L’obtention d’un haut niveau d’engagement exige généralement des interventions individuelles auprès des membres de l’équipe et envers l’équipe dans son ensemble.

Cette étape vise à :

  • Obtenir un engagement des membres de l’équipe pour atteindre leurs objectifs
  • Responsabiliser tous les membres de l’équipe dans l’atteinte des résultats

Elle permet de répondre à la question « Quels comportements avons-nous besoin de mettre en place afin de soutenir l’atteinte des objectifs? »

Les conditions nécessaires (prérequis) pour que l’équipe puisse compléter avec succès cette étape sont :

  • Obtention d’un engagement (individuel et collectif) : Les membres de l’équipe doivent démontrer un engagement envers l’atteinte des résultats d’équipe et contribuent activement à la réalisation des objectifs. Volonté de faire partie et de contribuer activement au succès du groupe en orientant toutes ses actions vers l’atteinte des résultats souhaités afin d’augmenter la performance de l’équipe et la mobilisation des membres.

Certains signes que les choses vont bien et que l’étape a été complétée avec succès :

  • Alignement sur les objectifs,
  • Clarté sur les priorités et la direction,
  • Membres de l’équipe motivés à contribuer activement,
  • Rôles bien établis,
  • Ressources allouées,
  • Processus de prise de décisions clair.

Certains signes que les choses ne vont pas bien et que l’étape n’a pas été complétée avec succès :

  • Direction et priorités ambigües,
  • Objectifs flous,
  • Réouverture constante des engagements,
  • Absentéisme,
  • Dépendance,
  • Résistance.

Niveau 5 | Exécution

Lorsque l’engagement de l’équipe envers l’atteinte des objectifs est bien établi et que les compétences relationnelles permettant de soutenir les comportements requis au succès de l’équipe sont en place, il est possible de passer au niveau 5. À cette étape, il est critique d’évaluer la contribution individuelle des membres de l’équipe et de l’équipe dans son ensemble afin d’adresser les enjeux nuisant à une performance optimale.

Cette étape vise à :

  • Mettre en place les mécanismes pour améliorer la responsabilisation individuelle et l’efficacité de fonctionnement de l’équipe.

Elle permet de répondre à la question « Qui fait quoi, quand et où? »

Les conditions nécessaires (prérequis) pour que l’équipe puisse compléter avec succès cette étape sont :

  • Évaluation et gestion de la performance (individuelle et collective) : Évaluation régulière des résultats et de l’efficacité de l’équipe mesurée à intervalles réguliers pour s’assurer qu’ils sont sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs dans les délais prévus et mise en place des mesures correctives.

Certains signes que les choses vont bien et que l’étape a été complétée avec succès :

  • Gestion de la mauvaise performance,
  • Responsabilisation des membres de l’équipe,
  • Mêmes attentes envers tous les membres de l’équipe,
  • Processus clairs,
  • Alignement,
  • Exécution disciplinée.

Certains signes que les choses ne vont pas bien et que l’étape n’a pas été complétée avec succès :

  • Échéanciers manqués,
  • Intérêts ou priorités divergentes,
  • Compétition malsaine entre les membres de l’équipe,
  • Luttes de pouvoir,
  • Ressources insuffisantes,
  • Mauvaise performance tolérée,
  • Environnement de ressentiments,
  • Perte d’espoir en l’avenir,
  • Conflits,
  • Confusion,
  • Mésalignement.

Niveau 6 | Haute performance

Lorsque les obstacles ont été retirés et que les conditions nécessaires à la performance sont en place, l’intention est de maintenir le niveau de performance atteint. L’étape 6 vise à instaurer les conditions nécessaires à la détection des enjeux rencontrés et à leur résolution efficace. Elle vise aussi à permettre aux membres de maintenir les compétences requises pour soutenir de manière pérenne le niveau de performance atteint.

Cette étape vise à :

  • Optimiser l’efficacité et la performance de l’équipe
  • Intégrer de manière pérenne le fonctionnement établi.
  • Poursuivre l’adaptabilité du groupe aux circonstances rencontrées.

Elle permet de répondre à la question « Quelles améliorations pouvons-nous apporter à nos façons de faire pour améliorer nos résultats? »

Les conditions nécessaires (prérequis) pour que l’équipe puisse compléter avec succès cette étape sont :

  • Mise en place de processus soutenant l’adaptabilité, l’amélioration continue et le développement professionnel : Les membres de l’équipe prennent les moyens d’améliorer leurs connaissances et leurs compétences, leur fonctionnement d’équipe et leurs processus afin de devenir plus efficaces dans l’exécution de leurs activités et plus performants dans l’atteinte des résultats d’équipe.

Certains signes que les choses vont bien et que l’étape a été complétée avec succès :

  • Performance élevée,
  • Résultats d’équipe,
  • Membres de l’équipe motivés,
  • Interactions spontanées,
  • Synergie,
  • Dépassement des attentes.

Certains signes que les choses ne vont pas bien et que l’étape n’a pas été complétée avec succès :

  • Mauvaise performance,
  • Départ des membres de l’équipe,
  • Surcharge,
  • Manque d’harmonie.

Quoi faire maintenant?

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(Image par bruce mars)

Cet article visait à partager les distinctions entre les différents niveaux de maturité des équipes. Avec ces informations, il devient possible de déterminer le niveau auquel se situent les équipes avec lesquelles vous travaillez.

En faisant l’hypothèse que votre organisation souhaite construire une équipe mature et performante, il devient ensuite possible d’établir l’écart entre la situation actuelle et la situation souhaitée.

 

Certaines références

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